Begin op tijd!
Met een projectplan maken en fondsen werven is zo maar een jaar gemoeid, te meer daar het project vaak niet mag starten voor de fondsen gereageerd hebben op de aanvraag voor een bijdrage. En dat kan alleen al 4 maanden duren. Reken liever 1,5 jaar dan 8 maanden om alles rond te krijgen en uit te voeren. Om fondsen te werven of subsidie te vragen is vrijwel altijd de vorm van een vereniging of stichting nodig. Als die nog niet bestaat, kost ook dat tijd. Kijk hier voor meer informatie over het oprichten van een vereniging of stichting.
Wie, waarom, met welk doel?
Een plan geeft altijd antwoord op de volgende vragen: wie doet het, waarom doet hij of zij het / wat is het doel van het project, wanneer is het, waar is het en met wie wordt het samen gedaan?
De vraag wie het project uitvoert en bestuurt is dé gelegenheid om grondig na te denken over taakverdeling en verantwoordelijkheden binnen een projectgroep. Wie doet, wanneer wat en wie hakt er in geval van onenigheid een knoop door?
De meeste fondsen en gemeenten hebben hun formulier on-line staan en dan kom je deze vragen vanzelf tegen natuurlijk. “Omdat ik het leuk vind” is niet een heel sterk antwoord op de vraag naar het doel van het project, dat zal duidelijk zijn.
Begroting
De begroting moet in evenwicht zijn na bijtelling van de gevraagde bijdragen bij subsidiegevers en fondsen. Dus inkomsten en uitgaven moeten hetzelfde zijn onder de streep.
Aan de inkomstenkant tellen zaken als kaartverkoop, huurinkomsten van standplaatsen, uren van organisatoren die ‘gekapitaliseerd’ worden, gevraagde fondsen etc, horeca inkomsten en niet in de laatste plaats de eigen bijdrage van de organisatie mee.
Aan de uitgavenkant komen bijvoorbeeld productiekosten, te huren zaken (zoals podia en theatertechniek), uitkoopsommen, honoraria en onkostenvergoedingen, aankleding/kostuums.
Ook al deze posten staan op een formulier van een fonds of subsidiegever.
Het is weliswaar zeer gebruikelijk om een post ‘onvoorzien’ van 5 tot 10% in de begroting op te nemen, maar heel professioneel staat het niet. Zonder zo’n post laat je impliciet zien dat je grondig hebt nagedacht over je begroting en de verwachte inkomsten en uitgavenstromen.
De eigen bijdrage en de eigen inkomsten moeten in goede verhouding staan tot de gevraagde bijdragen van derden. Op een begroting van € 40.000,- zelf € 1000,- bijdragen en de rest aan subsidie of fondsen vragen lukt niet meer tegenwoordig.
Orientatie
Een oriëntatieronde op bestaande fondsen en subsidiegevers is belangrijk. Willekeurig ergens aanvragen vergroot de kans op afwijzing nogal. Als een fonds een spreekuur heeft, maak daar dan gebruik van om de grote lijn van het project alvast door te spreken. Dat kan iedereen in een later stadium werk en / of frustratie schelen. Met name kleinere fondsen hebben vaak een specifiek doel of doelgroep. Hou daar rekening mee. Fondsenboeken of websites zijn te raadplegen om op te zoeken welk fonds waar actief is en in welke branche. In dit dossier staan links naar een aantal landelijke (cultuur)fondsen. Op veel plaatsen zijn ook lokale of regionale geldverstrekkers actief.
