Bij het Kenniscentrum Immaterieel Erfgoed Nederland (onderdeel van het Nederlands Openluchtmuseum) draait alles om de kracht van culturele praktijken. We geven zichtbaarheid aan immaterieel erfgoed in Nederland, verbinden mensen, delen kennis en zetten erfgoedgemeenschappen centraal.
Wat ga je doen?
Als officemanager ontzorg je het team en ben je verantwoordelijk voor het dagelijkse reilen en zeilen van alle voorkomende kantoorwerkzaamheden. Je komt te werken op een afdeling van 16 medewerkers: een hecht team van erfgoedadviseurs, wetenschappelijk medewerkers, communicatiemedewerkers, een administratief medewerker erfgoedgemeenschappen, een teamleider en directeur. Iedere collega heeft een eigen expertise. Je bent (in- en extern) het eerste aanspreekpunt en de verbindende schakel binnen ons team.
Jouw taken en verantwoordelijkheden:
- Financieel-administratieve werkzaamheden: Je zorgt voor een overzichtelijke administratie zodat alle, voor de financiële afdeling benodigde documenten, als onderbouwing aan de factuur gekoppeld kunnen worden. Je checkt of de facturen overeenkomen met de offerte en dat deze voorzien zijn van de juiste gegevens (minimaal 1 dag per week).
- Vergaderingen plannen, voorbereiden en notuleren: Jij zorgt ervoor dat vergaderingen soepel kunnen verlopen door alle relevante informatie vooraf te verstrekken en te notuleren (minimaal 1 x per maand).
- Office 365: Je bent het aanspreekpunt binnen KIEN voor vragen met betrekking tot Teams, SharePoint en andere software uit het Office 365-pakket.
- Algemene office-ondersteuning: Jij zorgt voor een efficiënt en goed georganiseerd kantoor, beheert onze algemene mailboxen, agendabeheer van de directeur en de teamleider, beantwoordt de telefoon en bent daarmee het visitekaartje van KIEN, waar nodig verricht je andere (administratieve) werkzaamheden, zoals het boeken van een vliegticket.
- Teamondersteuning: Je bent de spin in het web: Je denkt mee waar nodig, stuurt een kaartje naar een jarige collega. Ook beheer je de deelnemersadministratie en ontvang je deelnemers bij symposia en bijeenkomsten die KIEN ca 3 keer per jaar organiseert.
Dit breng jij mee
- Je beschikt over minimaal mbo+ werk- en denkniveau, en hebt relevante en aantoonbare ervaring met administratieve werkzaamheden, bij voorkeur binnen een culturele organisatie.
- Je werkt nauwkeurig, houdt overzicht en weet werkzaamheden effectief te plannen en organiseren.
- Je communiceert correct, respectvol en professioneel met collega's en externe contacten met diverse achtergronden.
- Je hebt gevoel voor (politieke) belangen van interne en externe betrokkenen, en weet hierover effectief te communiceren, waarbij je relaties op een constructieve manier weet te onderhouden.
- Je bent betrouwbaar, integer en gaat zorgvuldig om met vertrouwelijke informatie.
- Je neemt initiatief, werkt zelfstandig en bent tegelijkertijd een betrokken teamspeler die verbinding creëert.
- Je bent flexibel, stelt moeiteloos prioriteiten en schakelt makkelijk tussen verschillende taken en werkzaamheden.
- Je beheerst zowel de Nederlandse als Engelse taal goed, zowel mondeling als schriftelijk.
- Je bent bereid om je werkzaamheden over vier dagen te verdelen.
- Je woont op maximaal een half uur reistijd van het Openluchtmuseum.
Dit krijg je van ons
- Een jaarcontract voor 24 uur per week (met de intentie tot verlenging) met een bruto maandloon tussen € 3.015, - en € 3.747, - conform schaal 7 van de Museum-cao o.b.v. een fulltime dienstverband van 36 uur.
- Reiskostenvergoeding: 100% wanneer je met het openbaar vervoer komt en anders € 0,23 per kilometer tot maximaal 50 km enkele reis.
- Een vakantietoeslag van 8% van het bruto jaarsalaris en een eindejaarsuitkering van 3,4%.
- 201,6 vakantie uren per jaar o.b.v. een fulltime dienstverband.
Interesse?
Wacht dan niet te lang en maak je interesse kenbaar! Dit kan door met jouw motivatie en cv te solliciteren tot en met 30 augustus 2026. Onvolledige sollicitaties worden niet in behandeling genomen. Acquisitie wordt niet op prijs gesteld.
Heb je inhoudelijke vragen? Deze mag je stellen aan Saskia van Oostveen, directeur KIEN: s.vanoostveen@immaterieelerfgoed.nl 06-13676590
De eerste gesprekken vinden plaats op 9 en 10 september (middagen).
Wanneer jij onze nieuwe collega wordt vragen we om een Verklaring Omtrent Gedrag (VOG).
Gelijkwaardigheid, inclusie en diversiteit zijn voor ons geen losse begrippen, maar onderdeel van hoe we samenwerken. We waarderen verschillende perspectieven en creëren ruimte voor iedereen om mee te denken, mee te beslissen en zich te ontwikkelen. We verwelkomen sollicitaties van alle kandidaten die zich herkennen in de rol.